Nach dem Ende eines Arbeitsverhältnisses erwarten die meisten, dass alle relevanten Unterlagen ordnungsgemäß verwaltet oder gelöscht werden. Doch oft bleiben Abmahnungen in der Personalakte gespeichert, selbst wenn sie nicht mehr relevant sind.
Ein Urteil (vom 28.07.2023 – Az. 9 Sa 73/21) des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg bestätigt: Arbeitnehmer haben das Recht, nachträglich die Löschung von Abmahnungen zu verlangen. Zudem kann ein Schadensersatzanspruch bestehen, wenn ein Arbeitgeber eine DSGVO-Auskunft nicht fristgerecht oder unvollständig erteilt.
Was bedeutet das für Sie? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Daten schützen und eine Löschung einfordern können.
Wann muss eine Abmahnung gelöscht werden?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt klare Regeln vor: Laut Artikel 17 DSGVO („Recht auf Vergessenwerden“) dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie für den ursprünglichen Zweck notwendig sind.
Da eine Abmahnung lediglich eine Warnung während des Arbeitsverhältnisses ist, verliert sie nach Beendigung des Jobs ihre Funktion.
➡ Das bedeutet: Arbeitgeber müssen die Abmahnung löschen, wenn sie nicht mehr benötigt wird!
Ausnahmen: Wann darf eine Abmahnung gespeichert bleiben?
Ein Unternehmen kann sich auf berechtigte Interessen berufen, wenn:
- Ein laufendes Gerichtsverfahren zur Abmahnung besteht.
- Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für bestimmte Dokumente gilt.
- Es eine begründete Notwendigkeit für die Speicherung gibt (z. B. für zukünftige Referenzen).
Ohne solche Gründe Können aber die Löschung Ihrer Abmahnung verlangen!
Recht auf Auskunft: Welche Daten speichert der Arbeitgeber?
Falls Sie sich unsicher sind, welche Daten Ihr ehemaliger Arbeitgeber noch speichert, können Sie eine DSGVO-Auskunft nach Artikel 15 anfordern.
Das Unternehmen muss dir innerhalb eines Monats mitteilen:
- Welche personenbezogenen Daten gespeichert sind.
- Zu welchem Zweck sie verarbeitet werden.
- Ob die Daten an Dritte weitergegeben wurden.
➡ Falls das Unternehmen nicht antwortet oder nur unvollständige Informationen liefert, haben Sie einen Anspruch auf Schadensersatz!
Schadensersatz für verspätete oder unvollständige Auskunft
Laut Artikel 82 DSGVO können Sie eine Entschädigung fordern, wenn Ihr Arbeitgeber:
- Ihre DSGVO-Anfrage ignoriert oder verzögert beantwortet.
- Ihnen keine vollständige Datenauskunft gibt.
- Personenbezogene Daten unrechtmäßig speichert oder verarbeitet.
Das Landesarbeitsgericht hat bestätigt, dass Arbeitnehmer für solche Datenschutzverstöße entschädigt werden können.
Wie können Sie Ihre Rechte durchsetzen?
1. Löschung der Abmahnung fordern
Falls sich eine Abmahnung noch in Ihrer Personalakte befindet, können Sie eine schriftliche Aufforderung zur Löschung nach Artikel 17 DSGVO senden.
Mustertext:
Hiermit fordere ich Sie auf, meine Abmahnung aus der Personalakte zu löschen, da diese nach Beendigung meines Arbeitsverhältnisses nicht mehr erforderlich ist. Sollte dies nicht erfolgen, behalte ich mir rechtliche Schritte vor.
2. DSGVO-Auskunft anfordern
Falls Sie wissen möchtest, welche Daten über Sie gespeichert sind, können eine Datenauskunft nach Artikel 15 DSGVO anfordern.
Mustertext:
Ich beantrage gemäß Artikel 15 DSGVO eine vollständige Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die in Ihrem Unternehmen über mich gespeichert sind.
3. Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen
Falls Ihr ehemaliger Arbeitgeber nicht kooperiert, können Sie eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen.
4.. Schadensersatz verlangen
Wenn Sie eine Verzögerung oder Datenschutzverletzung nachweisen können, sollten Sie prüfen, ob Sie Anspruch auf finanzielle Entschädigung haben.
Fazit: Ihre Daten gehören Ihnen!
Dieses Urteil stärkt die Rechte von Arbeitnehmern: Unternehmen dürfen Abmahnungen nicht unbegrenzt speichern und müssen DSGVO-Anfragen fristgerecht beantworten. Falls Ihr ehemaliger Arbeitgeber Ihre Daten rechtswidrig speichert oder eine Auskunft verweigert, können Sie rechtliche Schritte einleiten und möglicherweise Schadensersatz erhalten.
Falls Sie unsicher sind, wie Sie Ihre Rechte durchsetzen können, stehen wir gern beratend zur Seite und helfen Ihnen, Ihre Ansprüche geltend zu machen.