Ein Unternehmen führt eine digitale Zeiterfassung ein – doch darf es das ohne den Betriebsrat entscheiden? Eine aktuelle Entscheidung des Landesarbeitsgerichts (LAG) Schleswig-Holstein liefert hierzu klare Antworten. Das Gericht stellte fest, dass bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems der Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht hat. Arbeitgeber können diese Beteiligung nicht umgehen, selbst wenn die Einführung des Systems auf einer gesetzlichen Pflicht basiert. Für die Praxis bedeutet das: Digitalisierung im Unternehmen – etwa bei Arbeitszeiterfassung – geht nur gemeinsam mit dem Betriebsrat, nicht im Alleingang.
Worum ging es in dem Fall?
Konkret entschied das LAG Schleswig-Holstein über die Einführung eines neuen betrieblichen Meldesystems, das hier zur Erfassung von Meldungen (Hinweisen) diente. Ein Verpackungsunternehmen mit rund 230 Beschäftigten hatte eine interne Meldestelle eingerichtet, um Gesetzesverstöße oder Missstände zu melden. Diese Meldestelle wurde an eine externe Kanzlei ausgelagert und den Mitarbeitenden per Aushang als vertrauenswürdiger Meldekanal (E-Mail-Adresse) vorgestellt. Problematisch: Der Betriebsrat war vorher nicht beteiligt worden. Nachdem eine interne Einigungsstelle (Schlichtungsstelle) keine Lösung brachte, zog der Betriebsrat vors Gericht – mit Erfolg.
Das Gericht bestätigte: Ohne Zustimmung des Betriebsrats darf das System nicht betrieben werden. Es erließ eine einstweilige Verfügung, die der Arbeitgeberin untersagte, das Meldesystem weiter ohne Betriebsrats-Beteiligung zu betreiben. Hierbei stützte sich das LAG auf das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Die Einführung und Ausgestaltung des Meldesystems betreffe das Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb und unterliege daher der Mitbestimmung. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen dem „Ob“ und dem „Wie“: Zwar war das Ob – also dass eine Meldestelle eingerichtet werden muss – gesetzlich vorgeschrieben und damit nicht mitbestimmungspflichtig. Doch wie genau das System umgesetzt wird, ließ das Gesetz Spielraum, und genau dieser Gestaltungsspielraum ist mitbestimmungspflichtig. In anderen Worten: Der Betriebsrat muss bei der konkreten Ausgestaltung eingebunden sein, zum Beispiel bei der Wahl der Software oder Plattform, den Meldewegen, der Frage von Anonymität und den Verfahrensabläufen.
Bemerkenswert ist, dass die Arbeitgeberseite argumentierte, das Angebot sei freiwillig – niemand werde gezwungen, es zu nutzen. Doch das LAG machte klar, dass auch freiwillige Angebote die Mitbestimmung auslösen können, wenn sie geeignet sind, das Verhalten der Mitarbeiter zu beeinflussen. Allein die Existenz eines solchen Systems kann bewirken, dass sich Beschäftigte anders verhalten (z. B. vorsichtiger oder konformer), und genau deshalb muss der Betriebsrat mit am Tisch sitzen, um die Regeln für dieses System mitzugestalten.
Entscheidung des Gerichts: Mitbestimmung bleibt unverzichtbar
Das LAG Schleswig-Holstein stellte in seinem Beschluss vom 08.07.2025 (Az. 2 TaBV 16/24) unmissverständlich klar: Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bestehen vollumfänglich, selbst wenn der Arbeitgeber externe Dienste einbindet. Der Versuch, durch Outsourcing an Dritte die Beteiligung des Betriebsrats zu umgehen, darf nicht zum Erfolg führen. Andernfalls – so das Gericht – könnten Arbeitgeber einen ungewollten „Schlupfwinkel“ schaffen, um Mitbestimmungspflichten zu umgehen, was dem Schutzzweck der Gesetze widerspricht. Im entschiedenen Fall bedeutete das: Die Firma konnte sich nicht darauf berufen, die externe Kanzlei würde das schon regelkonform erledigen. Stattdessen musste sie vertraglich sicherstellen, dass die Rechte des Betriebsrats gewahrt bleiben, und die weitere Nutzung des Systems bis zur Einigung mit dem Betriebsrat unterlassen.
Zudem hat das LAG – neben dem Mitbestimmungsrecht beim Ordnungsverhalten (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG) – auch betont, dass hier ein technisches Überwachungssystem vorliegt. Eine per E-Mail betriebene Meldestelle oder ein Zeiterfassungstool ist technisch geeignet, Daten über das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern zu erfassen. Solche technischen Einrichtungen fallen ausdrücklich unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, der die Mitbestimmung bei technischen Kontrollsystemen vorschreibt. Kurz gesagt: Ob es um das allgemeine Verhalten im Betrieb oder um den Einsatz von Technik zur Mitarbeiterüberwachung geht – der Betriebsrat hat ein Wörtchen mitzureden.
Bedeutung für Arbeitgeber und Betriebsräte in der Praxis
Für Arbeitgeber ist diese Rechtsprechung ein deutlicher Weckruf. Wenn neue IT-Systeme im Betrieb eingeführt werden – sei es eine digitale Arbeitszeiterfassung, ein Werkzeug zur Leistungskontrolle oder eben ein Hinweisgebersystem –, müssen sie den Betriebsrat frühzeitig einbinden. Es reicht nicht, nur die gesetzlichen Vorgaben technisch umzusetzen. Vielmehr sollten Arbeitgeber gemeinsam mit dem Betriebsrat in einer Betriebsvereinbarung regeln, wie das System funktioniert, welche Daten erfasst werden, wer Zugriff hat und wie Missbrauch ausgeschlossen wird. So wird sichergestellt, dass die Interessen der Beschäftigten gewahrt bleiben und das System auf Akzeptanz stößt. Wer den Betriebsrat ignoriert, riskiert nicht nur ein angespanntes Betriebsklima, sondern auch rechtliche Schritte: Ein Betriebsrat kann per Gericht notfalls die Nutzung eines mitbestimmungspflichtigen Systems untersagen lassen. Für Arbeitgeber bedeutet kooperative Einführung also Rechtssicherheit und Vertrauen bei den Mitarbeitern.
Für Betriebsräte stärkt das Urteil den Rücken. Es unterstreicht, dass Betriebsräte nicht passiv abwarten müssen, sondern aktive Mitgestalter der digitalen Transformation im Betrieb sind. Gerade beim Thema Arbeitszeiterfassung hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Auswahl und Ausgestaltung des Systems. Tatsächlich hat das Bundesarbeitsgericht bereits 2022 entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Zeiterfassung einzuführen. Die Details sind aber offen und damit Verhandlungssache mit dem Betriebsrat. Betriebsräte können von sich aus vorschlagen, wie ein Zeiterfassungssystem ausgestaltet werden soll – etwa ob es ein elektronisches System gibt, ob ein Chip, Terminal oder eine App genutzt wird, wie mit mobilem Arbeiten umgegangen wird usw. –, und können eine Einigungsstelle anrufen, wenn der Arbeitgeber nicht verhandelt. Kurz: Betriebsräte haben hier ein Initiativrecht und können die bestmögliche Lösung für die Belegschaft mitgestalten.
Mitbestimmungspflicht bei IT-Systemen – worauf es ankommt
Die Entscheidung des LAG Schleswig-Holstein macht exemplarisch deutlich: Mitbestimmungspflichten greifen immer dann, wenn betriebliche Regelungen das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeitenden überwachen oder steuern können. Moderne IT-Systeme – ob Zeiterfassung, Zugangskontrolle, Leistungsmonitoring oder eben Meldesysteme – fallen oft in diese Kategorie. Der Gesetzgeber hat bewusst vorgesehen, dass der Betriebsrat hier mitreden muss, um einen Ausgleich zwischen unternehmerischen Interessen und Beschäftigtenschutz herzustellen. Unternehmen sollten daher jeden Einsatz neuer Software oder digitaler Tools darauf prüfen, ob ein Mitbestimmungsrecht besteht. Die Faustregel: Sobald ein System Daten über Mitarbeiter erfasst oder deren Verhalten beeinflussen kann, gehört der Betriebsrat ins Boot. Dies gilt auch dann, wenn die Nutzung scheinbar freiwillig ist oder das System von einem externen Dienstleister betrieben wird.
Praxis-Tipp: Arbeitgeber und Betriebsräte sollten frühzeitig das Gespräch suchen, wenn neue Systeme geplant sind. Gemeinsam kann man oft besser festlegen, welche Funktionen wirklich nötig sind und wie Datenschutz, Transparenz und Fairness gewährleistet werden. Eine einvernehmliche Betriebsvereinbarung zum Beispiel über ein Zeiterfassungssystem schafft klare Regeln: Sie kann festlegen, welche Daten erfasst werden (z. B. nur Kommen/Gehen oder auch Pausenzeiten), wie mit Abweichungen umgegangen wird, wer die Daten auswerten darf und wann sie gelöscht werden. So entsteht Vertrauen bei den Beschäftigten und das System erfüllt seinen Zweck, ohne als Überwachungsinstrument empfunden zu werden.
Zum Schluss sei betont: Mitbestimmung heißt nicht Blockade, sondern Mitgestaltung. Ein gut eingebundenes System zur Arbeitszeiterfassung kann sogar für alle Vorteile bringen – etwa indem es Überstunden sauber erfasst und vergütet, Transparenz schafft und die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen sicherstellt. Arbeitgeber profitieren von der Akzeptanz und Rechtssicherheit, Betriebsräte von der Möglichkeit, die Interessen der Kollegen einzubringen. Die Entscheidung des LAG Schleswig-Holstein erinnert daran, dass Mitbestimmung kein lästiges Hindernis, sondern ein wichtiger Teil moderner Unternehmenskultur ist.
Haben Sie Fragen zur Einführung einer digitalen Zeiterfassung oder eines ähnlichen Systems in Ihrem Unternehmen? Sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen Ihr Unternehmen beratend dabei, Mitbestimmungspflichten rechtssicher und konstruktiv umzusetzen.